Mlada ekipa Tiko Pro, ki jo vodita Kristina Kočet Hudrap in Tjaša Milošič Kovačič, podjetjem doma in v tujini svetuje, kako do evropskih sredstev.
Svojo pot so pričeli leta 2009, ko so se podjetja spopadala s padcem naročil iz tujine in zaostritvijo pogojev financiranja. Težave, ki so pestile velik del gospodarstva, so videli kot priložnost in jo tudi izkoristili. Podjetjem so torej pričeli odpirati vrata do nujno potrebnih sredstev za preobrazbo poslovanja, širitev in razvoj.
V manj kot desetih letih se lahko pohvalijo z več kot 600 zadovoljnimi strankami, ki so jim na razpisih v Sloveniji, na Hrvaškem in v drugih državah EU odobrili več kot 800 projektov v skupni vrednosti več kot 100 milijonov evrov.
“V zadnjem letu dni smo naredili velik preskok. Na eni strani je ogromno razpisov, na drugi strani pa so tudi podjetja ponovno pričela vlagati v rast in so vedno bolj razvojno usmerjena. Naše storitve so zanimive tudi za podjetja v Avstriji in Nemčiji,” je povedala Tjaša Milošič Kovačič.
Danes je v Tiko Pro zaposlenih že 15 strokovnjakov, v kratkem pa se jim bosta pridružila še dva. Večina jih deluje na sedežu družbe v Mariboru, od leta 2013 pa imajo pisarno tudi v Zagrebu, od koder suvereno osvajajo hrvaški trg.
Zakaj bi podjetja pri pripravi dokumentacije in prijavi na razpis potrebovala vašo pomoč, ki ni brezplačna? Zakaj se ne bi prijavila sama in prihranila pri stroških?
Najem svetovalca nikakor ni nuja, vendar praksa kaže, da so podjetja, ki se prijavljajo na razpise s pomočjo strokovnjakov, pri prijavah mnogo uspešnejša.
Zaradi znanj in predvsem izkušenj, ki jih imamo v Tiko Pro, strankam ne pomagamo le razviti ideje, temveč tudi prihranimo veliko energije in breme zamudne priprave dokumentacije.
Podjetja se tako lahko nemoteno osredotočajo na svoje poslovanje, rast in razvoj.
Pravila verjetno niso napisana preveč zapleteno. Če se jih podjetje drži, bi moralo biti uspešno.
Velikokrat se je že zgodilo, da se je podjetje samo prijavilo na razpis, pa zaradi administrativne napake ni bilo uspešno. Vloge so bile zavrnjene tudi zaradi neizpolnjevanja na videz nepomembnega pogoja. Pri pripravi dokumentacije je namreč treba biti zelo natančen.
Naša dodana vrednost je torej zelo dobro poznavanje administrativnih zahtev razpisnika in hkrati pomoč pri pripravi vsebinskega dela vloge.
Odločilna prednost zunanjega svetovalca je tudi to, da projekt vidi s povsem drugega zornega kota in ga zato tudi lažje predstavi razpisni komisiji. Vodja projekta, ki vsakodnevno razmišlja o projektu, ga namreč ne more obrazložiti objektivno, saj se preveč poglobi v tehnične podrobnosti. Projekt mora biti napisan tako, da ga razume oseba, ki prvič sliši zanj.
Izkazalo se je tudi že, da so podjetja razvijala produkte, za katere niso vedela, kje in komu jih bodo prodajala. Z našo pomočjo so dopolnila manjkajoča področja in razvila nov poslovni model.
Katere so največje napake, ki jih delajo podjetja v prijavah na razpise?
Zgodi se, da podjetja ne preverijo osnovnih pogojev za prijavo na razpis in pričnejo s pripravo dokumentacije za razpis, ki zanje sploh ni primeren. Druga pogosta napaka je, da pred prijavo ne preverijo, ali imajo poravnane vse davke in prispevke. V kolikor obveznosti do države niso poravnane, razpisnik prijavo na razpis namreč avtomatično zavrne. Zgodi se tudi, da kljub temu, da je razpis uradno še odprt, sredstva niso več na voljo, saj so vsa že počrpana. V kolikor podjetje te informacije nima, lahko zapravi veliko časa in energije za pripravo vloge, ki že v osnovi ne more pridobiti sofinanciranja, saj denarja za podporo projekta zmanjka.
Nekritičnost do lastnega izdelka je še ena napaka, ki jo (pre)pogosto srečujemo. Podjetja ne poznajo svoje konkurence in posledično ne vedo, kaj se dogaja v širšem poslovnem okolju.
Včasih se izkaže, da “inovacija”, ki jo želi podjetje prijaviti, sploh ni inovativna, kar razkrije že krajše brskanje po spletu. Tak projekt na razpisu žal nima potenciala, saj je vloga zaradi pomanjkanja inovativnost izdelka ali produkta zavrnjena.
Kaj je ključni problem slovenskih podjetij? Do katere faze razvoja produkta so dobri oziroma kje se običajno zatakne?
Slovenska podjetja so zelo inovativna. Premikajo meje. Podjetja, ki širši javnosti niso poznana, pripravljajo izjemne projekte, ki bi jih lahko uvrstili v sam svetovni vrh. Vedno več si upajo tudi pri črpanju nepovratnih sredstev in iskanju investitorjev.
Največkrat inovativnost ni problem. Problem je prodajna strategija oziroma njena odsotnost. Nedavno smo pri ponovni prijavi na razpis pomagali podjetju, ki je razvilo zares dober in inovativen produkt, za katerega ni imelo izdelane umestitve na trg. Prva prijava, ki so jo izvedli sami, je bila zaradi tega neuspešna. Vlogo so ponovno prijavljali z našo pomočjo, tokrat z dobro razdelano tržno strategijo, in rezultat je bil odobren projekt.
Dobro napisana vloga je še posebej pomembna pri evropskih razpisih, kjer vlada velika konkurenca. Vsakih nekaj mesecev podjetja iz celotne Evrope prijavijo več tisoč projektov, s katerimi se nato borimo za nepovratna sredstva. Konkurenca je res velika, zato so kdaj neuspešni tudi odlični projekti.
Koliko vam mora podjetje plačati za pomoč pri prijavi na razpis?
Ko se odpre razpis, v Tiko Pro ocenimo, koliko je dela s pripravo dokumentacije, in na podlagi tega pripravimo ponudbo za podjetja. Obstoječe stranke imajo seveda drugačne ugodnosti od tistih podjetij, s katerimi sodelujemo prvič.
Podjetjem nudite podporo tudi po dokončanju razpisa?
Vsekakor. Projekt lahko traja tudi več let, odvisno od razpisa. Po pridobitvi sredstev je treba pristojnim organom vsako leto poročati o izvajanju projekta. Nudimo tudi podporo pri sami izvedbi projekta, svetujemo v primeru inšpekcijskega pregleda ali pomagamo urediti morebitne nesporazume.
Spremljanje projekta je res dodaten strošek za podjetja, vendar se jih velika večina za to odloči, saj se zavedajo pomembnosti naštetih aktivnosti za uspešno izvedbo projekta.
Koliko projektov, ki se jih lotite, je uspešnih?
Več kot 90 odstotkov. Pri slovenskih razpisih, posebno pri tistih manjše vrednosti, se praktično ne zgodi, da bi vlogo zavrnili. Smo skoraj 100-odstotno uspešni.
Naša praksa je, da vnaprej ocenimo projekte. Če ugotovimo, da podjetje nima možnosti za dosego zadostnega števila točk za uspešno prijavo, to tudi iskreno povemo.
Na evropski ravni, kjer je konkurenca neprimerno večja, dosegamo okoli 40-odstotno uspešnost, kar je občutno nad povprečjem Evropske unije. Ta se giblje od šest do devet odstotkov.
Ali podjetja, ki jim pomagate pri razpisih, običajno ostanejo z vami?
Ko enkrat delamo s podjetjem, nas ob prijavah na nove oziroma vsakoletne razpise skoraj vedno pokličejo. Veliko posla dobimo tudi s priporočili zadovoljnih strank.
Na koliko razpisov letno se v povprečju prijavljajo podjetja? Katera imajo več možnosti?
Največ možnosti imajo mala in srednje velika podjetja, ki imajo do 250 zaposlenih in izdelujejo inovativne produkte za mednarodne trge.
Nekatera podjetja se prijavijo tudi na več kot pet različnih razpisov. Če ima podjetje dovolj ustreznih projektov, lahko pridobi več milijonov evrov sredstev na leto.
Kateri so najbolj zanimivi razpisi? Na katere se prijavi največ podjetij?
Veliko prijav smo oddali na razpis za Nepovratna sredstva za drugi sklop raziskovalno‑razvojnih projektov TRL 6–TRL 9. Gre torej za projekte, pri katerih podjetje že ima prototip, od države pa prejme finančna sredstva za razvoj končnega produkta.
Priljubljen je tudi SME instrument za visoko inovativne projekte z velikim tržnim potencialom v mednarodnem okolju. Podjetja si lahko zagotovijo do 2,5 milijona evrov nepovratnih sredstev, pri čemer so upravičena do 70-odstotnega sofinanciranja.
Zanimivi so tudi manjši razpisi, denimo za e-poslovanje. Podjetje lahko dobi do 30 tisoč evrov za vzpostavitev spletne strani, spletne trgovine, digitalizacijo poslovanja, izobraževanje itn.
V preteklosti je bilo veliko interesa tudi za financiranje projektov v turizmu in energetsko sanacijo stavb. Razpis za energetsko sanacijo je v letošnjem letu ponovno objavljen, podjetja pa lahko pridobijo 20 % sofinanciranja in ugoden kredit z obrestno mero 3-mesečni EURIBOR brez pribitka.
Kaj je glavni cilj prijave na razpis? Povrnitev stroškov in s tem povečanje dobička? Morda zagotovitev ekonomske upravičenosti naložbe ali kaj tretjega?
Glavni cilji so lažji prodor na trg, povečanje prodaje in hitrejša rast. Nepovratna sredstva tudi omogočajo, da podjetje projekt izpelje v večjem obsegu, kot bi ga sicer.
Tudi sami se od časa do časa prijavimo na katerega izmed razpisov. Nazadnje smo se s partnerji prijavili v program čezmejnega sodelovanja med Slovenijo in Avstrijo (Interreg V-A), sami pa smo kandidirali za sredstva s področja internacionalizacije podjetij. Nepovratna sredstva, ki smo jih prejeli, so nam omogočila hitrejši razvoj in med drugim olajšala vstop na avstrijski trg, prenovo digitalnih kanalov itn. Če denarja ne bi dobili, bi vse te aktivnosti izpeljali v bistveno manjšem obsegu.
Kako najti pravi razpis? So podjetja že seznanjena s tem, kaj je na voljo, ali pa jih vi opozorite, da bo v kratkem odprt zanimiv razpis?
Podjetja nas velikokrat sama kontaktirajo in povedo, kaj jih zanima. V danem trenutku morda ni nobenega razpisa, a se dogovorimo, da se ob pravem času slišimo.
Z nekaterimi se tudi pogodbeno dogovorimo, da glede na njihova pričakovanja podrobno spremljamo ponudbo razpisov in jih o tem redno obveščamo. Tako lahko že več mesecev pred odprtjem razpisa začnemo s pripravo dokumentacije.
Moraš imeti prej projekt in nato po potrebi iskati razpise ali se kdo tudi na podlagi objavljenih razpisov odloča za določen projekt oziroma investicijo?
Najboljši so projekti, ki bi jih podjetje izpeljalo ne glede na to, ali bodo zanje dobila sofinanciranje. Gre za realno zastavljene projekte.
Tista podjetja, ki izvajajo projekt samo zaradi razpisa, pa v fazi izvedbe nedvomno naletijo na težave. Papir namreč prenese vse, zatakne se pri realizaciji.
Koliko časa podjetja potrebujejo za pripravo in oddajo vloge?
Če gre za enostaven razpis, potrebujemo približno teden dni. Pri večjih in bolj zahtevnih razpisih pa tudi tri ali štiri mesece.
Imamo manjše podjetje s pet zaposlenimi, ki se še nikoli ni prijavilo na noben razpis. Kaj se bo spremenilo, če se bo odločilo za to pot?
S prijavo na razpis je povezano določeno administrativno delo, vendar to načeloma ne bi smelo predstavljati pretirane obremenitve za zaposlene v podjetju.
Nekaj energije je treba seveda vložiti tudi v pripravo same vsebine projekta. Prav tako v pripravo dokumentov pri fazi poročanja.
V ekipi se trudimo, da je prijavitelj čim manj obremenjen. Kjer je mogoče, sami pripravimo posamezne dele dokumentacije.
Koliko ljudi v podjetju je običajno udeleženih v proces?
Čim manj. Če je vpletenih veliko ljudi, rezultat načeloma ni dober. Na obeh straneh se določita vodji projekta, ki skrbita za koordinacijo aktivnosti.
So v podjetjih dovolj usposobljeni ljudje, da vam nudijo pomoč pri pripravi vloge?
Zgodilo se nam je že, da so v nekem podjetju za vodjo projekta izbrali tržnika, ki je sicer imel dovolj časa, ni pa imel dovolj tehničnega znanja, potrebnega za pripravo projekta. Za uspešno izvedeno prijavo je kompetenten sogovornik namreč ključnega pomena.
Izziv pri pripravi nekaterih projektov nastane tudi tedaj, ko je vodenje projekta zaupano zaposlenim, ki že v osnovi delajo po 10 ur na dan. Vodstvo podjetja se namreč ne zaveda, kolikšna dodatna obremenitev je to zanje. Takšne sogovornike je treba motivirati. Vidi se, da dokumente prebirajo čez vikende in ponoči.
V koliko primerih mora podjetje vračati sredstva in zakaj?
Imeli smo že nekaj primerov. Razlogi za to so različni.
Neko podjetje je stroje, ki jih je kupilo s pomočjo nepovratnih sredstev, preneslo v stavbo čez cesto, vendar o tem ni obvestilo ministrstva. Ko so inšpektorji prišli na ogled, so s seboj prinesli fotografijo in ugotovili, da je stroj na napačnem naslovu.
Zaradi tega so morali vrniti denar?
Če bi še pred selitvijo strojev o tem obvestili ministrstvo in dobili soglasje, ne bi bilo nobenega problema. Tako pa so kršili razpisne pogoje in bili primorani vračati sredstva.
Tudi ko pride do zamenjave zaposlenih, ki delajo na projektu, je treba to pravočasno sporočiti ministrstvu in spremembo ustrezno utemeljiti.
Podjetja zmotno mislijo, da se po pridobitvi sredstev zadeva zanje zaključi in jih nihče ne bo preverjal.
Kako pogosto jih obiščejo inšpektorji?
Preverijo skoraj vsak projekt, tudi tiste v vrednosti 4500 evrov.
Lahko podjetja sama urejajo zaplete z ministrstvom?
Vsekakor je komunikacija učinkovitejša, če je vključena tretja, nevtralna oseba. Ker kot svetovalci nismo neposredno čustveno vpleteni, pogovori z ministrstvom lažje stečejo. Rezultat je praviloma dober, z dobrimi utemeljitvami in razumnim pogovorom se načeloma lahko razreši vsakršna zagata.
