Ste razmišljali, koliko stroškov vam povzroči papirno poslovanje in koliko bi privarčevali, če bi se odločili za e-poslovanje?

Podjetje, ki mesečno izda in prejme po 150 računov, bi pri papirju, kuvertah in znamkah ter pri knjiženju, arhiviranju in vsej ročni obdelavi dokumentov privarčevalo okoli 3.000 evrov letno. Še najmanj enkrat toliko bi podjetje prihranilo z večjo dosegljivostjo in sledljivostjo dokumentov ter nepotrebnim usklajevanjem med zaposlenimi.

S temi številkami je Slavko Frelih, direktor operative v podjetju PRONET, udeležencem zadnjega seminarja Banke za podjetnike poskušal narisati jasno sliko, zakaj je digitalizacija poslovanja za podjetje pravzaprav edina pot.

Seminar je bil namenjen vsem, ki jim ukvarjanje z administracijo in pridobivanjem koristnih podatkov odžira preveč časa in bi si želeli delo poenostaviti in pohitriti.

Spremembe za bolšje poslovanje podjetja

Digitalizacija sama po sebi še ne bo izboljšala uspešnosti poslovanja podjetja in ustvarila  prihrankov, je poudaril Frelih. Za njeno uspešno implementacijo so potrebne spremembe v organizaciji, delovnih procesih, komunikaciji s kupci in dobavitelji …

Veliko podjetnikov se je branilo digitalizacije. Nanjo so gledali kot na strošek. Dejali so, da trenutno ni pravi čas, da imajo obilo operativnega dela in drugih projektov. Skrbelo jih je, da morda ne bi našli drugega dela za zaposlene, ki bi jih nadomestila tehnologija.

V začetku 19. stoletja so ljudje množično razbijali stroje v tovarnah, saj so se bali, da jih bodo nadomestili. So bili uspešni? Seveda ne. Tehnološkega napredka ne moreš ustaviti.

Ljudje se nočemo spreminjati, zato je treba okolje pripraviti na spremembo. Zaposleni morajo biti seznanjeni s spremembami. Potem morajo vedeti, kaj bo (ne)uvedba pomenila za podjetje in najpomembneje, da imajo možnost vplivanja na spremembe.

Pri uvajanju sprememb moramo slediti naslednjim korakom:

• Popis obstoječega stanja. Ko vemo, kako v podjetju potekajo delovni procesi, lažje uvajamo spremembe in pripravimo zaposlene nanje.
• Vzgoja kupcev in dobaviteljev. Če navzven še vedno delamo enako in poslujemo papirno, nismo naredili ničesar.
• Prilagoditev procesov in reorganizacija. Zaposleni ne pretipkavajo več podatkov z dokumentov, ne vodijo vzporednih evidenc … zdaj delajo nekaj drugega ali namenjajo več časa tekočemu delu.
• Izbira orodja. Podjetje dostikrat naredi napako, ko vnaprej izbere rešitev, namesto da bi se odločilo na podlagi popisa stanja.
• Merjenje učinkov in prilagajanje. Vsak moder podjetnik se bo odločil za investicijo, če mu bo prinesla dobiček. Vselej mora tudi preverjati in izboljševati delovne procese. Lahko ugotovi, da nečesa sploh ne potrebuje.

Neažurnost in iskanje dokumentacije

Podjetnik, ki se še ni odločil za digitalizacijo poslovanja, ima težave pri pridobivanju informacij in zato počasneje sprejema odločitve. Večja je tudi možnost, da so napačne.

• Kdo so naši najboljši kupci?
• Koliko sem dolžan?
• Kakšni so bili stroški materiala v juniju?
• Koliko davka bo treba plačati?
• Kolikšen je bil promet decembra?

Na odgovore na vsa ta vprašanja je treba počakati, saj so ročne evidence običajno neažurne. Ni sledljivosti. “Izbrani” zaposleni vedo, kje se nahaja določena dokumentacija. Podjetnik ne more priti do informacij, če se nahaja izven pisarne.

Preglavice povzroča tudi svojemu računovodji, saj ta z zamikom prejema poslovno dokumentacijo in jo ročno vnaša v svoj sistem. Ogromno časa porabi tudi s telefonskimi pogovori in odgovarjanjem na vprašanja podjetnika.

Oblak, e-računi, virtualni asistenti …

Zaradi vsega tega je digitalizacija poslovanja za podjetje več kot smiselna.
Poglejmo, kaj mu današnja tehnologija omogoča.

Preselitev poslovanja v oblak:

• nižji stroški,
• fleksibilnost in dostopnost (delo od koder koli),
• varnost,
• združljivost (dostopen na prenosnem računalniku, telefonu, tablici …).

Izdaja e-računov:

• pošiljanje množice računov po različnih poteh z nekaj kliki (namesto več klikov za vsak posamezen račun),
• programska oprema (OCR-sistemi), ki prepoznajo in zajamejo podatke s papirnih dokumentov ter jih samodejno prenesejo v poslovno rešitev.

Elektronski arhiv dokumentov:

• namesto papirnega.

Sledenje in ažurna obdelava oz. potrjevanje dokumentov:

• Ko danes podjetje prejme račun, ga mora določena oseba pregledati in morda še pri kom preveriti, ali ga sme poslati v likvidacijo. Dostikrat se pripeti, da račun ni poravnan, preverjanje, kje se je zataknilo, pa je zamudno.
• Pri digitaliziranem poslovanju je preverjanje in likvidacija samodejna. Vsi vedo, pri komu se nahaja račun in koliko časa, njegovo potrjevanje pa je stvar nekaj klikov.

Virtualni asistenti (chatboti):

• računalniško ustvarjena podoba, ki odgovarja na besedilna vprašanja, kot so: koliko so mi dolžni, kolikšna je bila fakturirana realizacija v določenem obdobju itn.,
• posreduje zahtevane podatke o poslovanju podjetja in jih predstavi v primerni obliki (poročilo, graf ali odgovor v obliki stavka),
• odpravi vso nepotrebno izmenjavo podatkov z računovodjo.

Prenesite prezentacijo s seminarja