Računovodstvo in Finance

Računovodstvo in Finance

E-poslovanje – pomembna sprememba pri delu računovodij

Računovodstvo, sploh knjigovodstvo, je visoko strukturirana in rigidna poslovna funkcija, pri kateri se pravila igre, na primer standardi in zakonodaja, pogosto spreminjajo, sam način dela pa precej manj. Navajenost na spremembe ni bila nikoli zares značilna za računovodje, vendar pa so zaradi potreb poslovodstva po novih oblikah informacij in potreb organizacije k nenehnim spremembam v skladu z dinamiko trga že nekaj časa prisiljeni v drugačno razmišljanje, hkrati pa boljša podkovanost mlajše generacije v IT-tehnologijah odpor proti spremembam zmanjšuje.

Poleg tega spremembe poganjajo tudi nove zakonske zahteve na področju hrambe elektronskih dokumentov in elektronskega poslovanja. Zahteve za izdajo, dostavo in obravnavo e-računov so precej bolj omejevalne za digitalne dokumente kot za papirne. Takšne zahteve uporabnikom dajejo vedeti, da zakonodajalec digitalnemu svetu ne zaupa preveč.

Omenjeni nevajenosti na spremembe navkljub pa ne smemo pozabiti na dolžno previdnost računovodij, saj so računovodske informacije kritičnega pomena za odločanje različnih deležnikov – kakršnekoli napake zaradi neustreznega uvajanja sprememb bi lahko imele negativen vpliv na točnost podatkov, ki jih obdelujejo, in bi s tem povzročile morebitno poslovno škodo ob napačnih odločitvah. Pogoste in velike spremembe tako pomenijo tudi povečano tveganje napak.

Z digitalizacijo ne znižate samo stroškov

Kljub temu da že vrsto let vse generacije uporabnikov ustvarjajo digitalne vsebine, kot so dokumenti, e-pošta, fotografije, video posnetki in podobno, si uporabniki še vedno ne morejo najbolje predstavljati, da bi te digitalne datoteke lahko popolnoma nadomestile vsebine v tiskani obliki. Hkrati pogosto predpostavljajo, da je upravljanje z njimi v njihovem celotnem življenjskem ciklu omejeno le na hrambo na podatkovnih medijih, ne pa tudi na samostojno področje informatike. Nemalokrat se ustrezno ne prepoznava niti nižanja stroškov obvladovanja tiskane dokumentacije (tisk, stroški pošiljanja, hramba in tako naprej), kaj šele pospešitev in avtomatizacija procesov, povezanih z digitalnimi dokumenti, kot so npr. e-računi ali e-naročilnice. Posledično je pripravljenost investirati v digitalizacijo informacij s strani odločevalcev dokaj nizka.

Avtomatizacija procesov, povezanih z ustvarjanjem, izmenjavo in uporabo e-dokumentov, pa ima poleg nižjih stroškov še dve pomembni posledici:

  1. dvig kakovosti poslovnih procesov, saj je možnost napake pri ročnem vnosu ali obdelavi podatkov precej višja kot v primeru avtomatične obdelave;
  2. računovodje se lahko zaradi manj opravil v delovnem času posvetijo aktivnostim z višjo dodano vrednostjo za podjetje.

Za razliko od drugih inovacij, ki jih običajno usvoji predvsem zasebni sektor, je dokumente digitalizirala ter vzpostavila njihovo elektronsko izmenjavo predvsem javna uprava. Z nekoliko sarkazma bi lahko vzrok poiskal v precej bolj zbirokratiziranih postopkih delovanja v primerjavi z gospodarstvom, ki ima takšnih postopkov nekoliko manj.

E-poslovanje koristi vsem

Vse boljša programska oprema, ki podpira delo računovodij, odprava papirja, odprtost podatkov oziroma storitev države in obdelava e-dokumentov, kot so e-računi, bo po pričakovanjih delo računovodij in knjigovodij močno poenostavila. Koristno bo vplivala tako na davčno svetovanje, računovodenje kot tudi finančno svetovanje. E-poslovanje računovodstvu pomaga izboljšati učinkovitost in uspešnost izvajanja delovnih procesov, povečuje preglednost delovanja in izboljšuje notranje kontrole, zmanjšuje tveganja, s tem pa zvišuje vrednost računovodskih informacij za vse uporabnike – poslovodstvo, lastnike, poslovne partnerje in revizorje.


O avtorju

Marko Anžič

Menedžer na področju revizije, Deloitte | E-mail: manzic@deloittece.com