Podjetniške finance

Pisarna v oblaku

Podjetniške finance

10 prednosti in slabosti pisarne v oblaku

Shranjevanje dokumentacije in uporaba storitev v oblaku pomenita veliko prednost za manjša podjetja, ki si ne morejo privoščiti lastnega strežnika in druge infrastrukture.

Na voljo imajo številne ponudnike v Sloveniji in tudi v tujini, ki jim nudijo celovito uporabo orodij pisarniške zbirke Office, e-pošto, skupno delo na dokumentih, konference in druge napredne storitve.

Preverili smo ključne prednosti in slabosti storitev v oblaku.

PREDNOSTI

1. Prihrani čas in denar.

To je ena od največjih prednosti za majhna podjetja, saj nimajo stroškov z vzpostavitvijo lastnih strežnikov, licenčne programske opreme in osebja za IT-storitve.

Zaposleni v podjetju lahko z nekaj kliki pošiljajo, popravljajo in prejemajo dokumente.

Elektronsko vodenje dokumentacije omogoča tudi velike prihranke pri tiskanju.

2. Prijazno do uporabnikov.

Aplikacije, ki so na voljo v oblaku, so enostavne za uporabo in poznane uporabnikom (Office, Gmail, Google Docs …). Zato se zaposleni zlahka privadijo nanje in na njihovo uporabo.

Tudi vzpostavitev sistema v podjetju je enostavna in pozneje omogoča hitro dodajanje novih uporabnikov. Novi zaposleni lahko nemudoma začnejo z njegovo uporabo.

3. Kjerkoli in kadarkoli.

Ste pozabili pomembno pogodbo v pisarni, ste gradivo za jutrišnjo predstavitev pozabili preposlati s službenega na zasebni e-naslov ali pa ste na dopustu in morate nujno popraviti in ponovno poslati ponudbo? V tem primeru se vam ni treba vrniti v pisarno.

Do dokumentacije v oblaku je mogoče dostopati kjerkoli (od doma, na terenu, v tujini) in preko katerekoli naprave (prenosnik, pametni telefon, tablični računalnik), ki ima dostop do interneta.

4. Podatki nikoli niso izgubljeni.

Če vam nepridipravi ukradejo prenosnik, se ta poškoduje v požaru ali poplavi ali pa se okuži z zlonamerno programsko opremo, lahko nepovratno izgubite pomembne dokumente.

Pri dokumentaciji v oblaku te bojazni ni, saj sistem redno izdeluje varnostne kopije podatkov. Te se nahajajo na zaščiteni lokaciji in so vselej na voljo preko internetne povezave, tako da lahko podjetje kadarkoli začne z obnovitvijo izgubljene dokumentacije.

5. Višji nivo varnosti.

Večje ko je podjetje, bolj je izpostavljeno nevarnosti kraje podatkov. To je lahko zelo problematično za podjetja, ki razpolagajo z zaupno in občutljivo dokumentacijo.

Ponudniki računalništva v oblaku se praviloma poslužujejo najvišje stopnje varnosti. Posebej občutljivo dokumentacijo pa zaščitijo s posebnimi šifrirnimi sistemi. Zato je dokumentacija bolj varna, kot če bi v podjetju sami skrbeli zanjo.

Statistično gledano se veliko kraj zgodi znotraj podjetja, torej zaposleni nepooblaščeno dostopajo do zaupnih podatkov. V tem primeru je varneje, če se ti nahajajo v oblaku, saj je dostop omejen, vsak vpogled in kopiranje pa natančno zabeleženo.

6. Zanesljivost.

Ponudniki zagotavljajo neprestano delovanje sistema. Tudi če kateri od strežnikov odpove, so na voljo rezervne. Tako se nikoli ne zgodi, da ne bi mogli dostopati do podatkov ali pa bi bili ti izgubljeni.

Podjetja, ki uporabljajo storitve v oblaku in imajo vprašanja glede delovanja sistema, se lahko obrnejo na tehnično podporo.

7. Neomejen prostor za rast.

Rastoča podjetja imajo pogosto težave z vedno večjo količino dokumentacije, ki potrebuje prostor za shranjevanje, najsi bo to v fizični ali elektronski obliki.

V oblaku je medtem skoraj neomejeno prostora, veliko več kot na običajnem prenosniku. Nekateri ponudniki tovrstnih storitev so zelo fleksibilni, tako da podjetja najemajo in plačujejo toliko prostora, kot ga potrebujejo v danem trenutku.

 

SLABOSTI

8. Varnost podatkov.

V zadnjem času je bilo veliko medijskih zapisov o vdorih in množičnih krajah podatkov s strežnikov največjih ponudnikov spletnih storitev, kar dodatno povečuje nezaupanje v to, da so podatki v oblaku resnično na varnem.

Podjetja, ki se odločijo za hrambo zaupne in pomembne dokumentacije v oblaku, skrb za njeno varnost prenesejo na zunanjega ponudnika.

Veliko tveganje pomeni tudi to, da zaposleni do oblaka dostopajo tudi prek javnih internetnih omrežij, kjer so bolj izpostavljeni zlonamerni programski opremi in hekerskim napadom.

9. Nedostopnost.

Glede na to, da ponudniki storitev v oblaku skrbijo za ogromno število uporabnikov, se lahko zgodi, da omrežje zaradi tehničnih težav ali preobremenjenosti začasno preneha delovati.

Dostop do oblaka je omejena tudi v primeru, ko podjetje nima dostopa do interneta ali pa je povezava slaba.

10. Težave z združljivostjo in odvisnost od ponudnika.

Ko podjetje začne uporabljati storitve v oblaku, se lahko pojavijo težave z združljivostjo programske opreme. Nekatere aplikacije in orodja ne delujejo na osebnem računalniku. Težave z združljivostjo programske opreme in oblike zapisov datotek lahko nastopijo tudi ob menjavi ponudnika. S prenosom ogromne količine podatkov pa so povezani tudi visoki dodatni stroški.

Image

Bi radi poslovali hitro, ugodno in varno?


PREVERITE PONUDBO
 
Image

Bi radi poslovali hitro, ugodno in varno?


PREVERITE PONUDBO

O avtorju

Simon Šimonka

Direktor sektorja za poslovanje z malimi in srednjimi družbami, Gorenjska banka d.d. | Email: gorenjska-banka@gbkr.si