Podjetniške finance

Podjetniške finance

Na kaj paziti pri izdaji računov

Vsak, ki se poda na podjetniško pot, mora slej ko prej izdati račun za opravljeno dobavo blaga ali storitev.

Zakonodajalec je za tiste, ki poslujete z gotovino, omogočil, da še naprej uporabljate vezano knjigo računov. Tisti, ki mesečno izdate večje število računov, pa se lahko odločite za davčno blagajno, ki vam pomaga pri izdaji računov.

V tokratnem prispevku se bomo osredotočili na tiste, ki ne poslujete z gotovino, ampak prek transakcijskega računa. Pri izdaji računov imate več možnosti:

  • Lahko izberete enega od spletnih programov za izdajanje računov (npr. AccountingBox – spletna rešitev našega partnerja Pronet; Čebelca ali Enostavni-računi) in si s tem olajšate delo.
  • Veliko podjetnikov se odloči, da bodo izdelali lasten račun. Za oblikovanje lahko uporabite urejevalnike besedil, kot so Word, Pages ali OpenOffice, in na račun poleg osnovnih podatkov vključite tudi logotip in posebne barvne elemente.

Vendar bodite pozorni, saj mora biti vsebina računa skladna z zakonodajo in računovodskimi standardi, hkrati pa mora biti račun jasen in razumljiv za kupca oziroma naslovnika.

Račun je treba izdati za vsako plačilo ali predplačilo. Obveznost izdaje računa in njegove sestavine obravnavajo Zakon o davku na dodano vrednost (ZDDV-1), Slovenski računovodski standardi in Zakon o gospodarskih družbah (ZGD-1).

Kaj vse mora biti na računu, je med drugim odvisno od načina plačila in tega, ali sta izdajatelj računa in naslovnik davčna zavezanca, identificirana za namene DDV.

Obvezne sestavine računa

Račun, ki ga izdate drugi osebi, mora vsebovati naslednje podatke:

1) PODATKI, KI SE NE SPREMINJAJO

  • firma oziroma ime podjetja ali podjetnika, ki je izdal račun,
  • sedež podjetja,
  • matična številka,
  • davčna številka ali številka za DDV,
  • številka TRR (ni obvezna, vendar je priporočljiva),
  • kontaktni podatki (tudi niso obvezni, vendar olajšajo komunikacijo pri morebitnih zapletih).

2) PODATKI, KI SE SPREMINJAJO

a) splošni podatki:

  • datum izdaje računa,
  • datum oziroma obdobje, v katerem je bila opravljena dobava blaga ali storitev,
  • zaporedna številka računa,
  • prejemnik računa (ime, naslov, davčna številka ali številka za DDV),
  • datum zapadlosti računa.

b) obračunski podatki.

Če je izdajatelj računa zavezanec za DDV:

  • količina in vrsta dobavljenega blaga oziroma obseg in vrsta opravljenih storitev,
  • davčna osnova, od katere se obračuna DDV po posamezni stopnji oziroma na katero se nanaša oprostitev, cena na enoto brez DDV ter kakršna koli znižanja cen in popuste, ki niso vključeni v ceno na enoto,
  • stopnja DDV,
  • znesek DDV (razen v primerih, kjer se uporablja posebna ureditev, za katero zakon ta podatek izključuje).

Če izdajatelj ni zavezanec za DDV

  • prodajna cena blaga oziroma storitve (brez DDV),
  • skupna vrednost prodanega blaga oziroma opravljene storitve (brez DDV),
  • če izda račun drugemu davčnemu zavezancu, mora na računu navesti tudi podatek o količini in vrsti dobavljenega blaga oziroma obsegu in vrsti opravljenih storitev.

Priporočljiva je tudi navedba: DDV ni obračunan na podlagi 1. odstavka 94. člena Zakona o davku na dodano vrednost (nismo zavezanci za DDV).

Posebnosti

Posebni primeri klavzul:

  • ko se pogodbeni stranki predhodno dogovorita, da bo račun izdajal kupec blaga oziroma prejemnik storitev namesto prodajalca blaga oziroma izvajalca storitev, mora biti na računu navedba “Samofakturiranje”;
  • v primeru oprostitve DDV veljavna določba Direktive Sveta 2006/112/ES ali ustrezni člen tega zakona ali drugo sklicevanje, ki kaže na to, da je dobava blaga ali storitev oproščena DDV;
  • v primeru, če je plačnik DDV kupec blaga ali naročnik storitve, navedba “Obrnjena davčna obveznost”;
  • v primeru uporabe posebne ureditve za potovalne agencije navedba “Posebna ureditev – Potovalne agencije”;
  • v primeru uporabe ene od posebnih ureditev za rabljeno blago, umetniške predmete, zbirke in starine navedba “Posebna ureditev – rabljeno blago”;
  • “Posebna ureditev – umetniški predmeti” ali “Posebna ureditev – zbirke in starine”;
  • če zaračunavate gradbene storitve ali račun izdajate za oddajanje v najem oziroma za stroške obratovanja, vzdrževanja in upravljanja stanovanjskih in poslovnih prostorov, morate na računu posebej navesti nepremičnino, na katero se nanaša račun;
  • če izdate račun za opravljene storitve, pri katerih ni mogoče izraziti količine v merskih enotah, na računu opišete storitev tako, da je razvidno, za kakšno storitev gre oziroma kakšen obseg storitve je bil opravljen ali na katero obdobje se zaračunane storitve nanašajo;
  • račun, ki ga izdate za prejeto predplačilo, mora vsebovati podatke o količini in vrsti blaga oziroma opis in obseg storitev, ki jih boste dobavili za prejeto predplačilo;
  • če z enim samim računom zaračunavate dobave, ki jih opravite v skladu s 76.a členom ZDDV-1, in dobave, od katerih morate sami obračunati in plačati DDV, morate na računu te dobave izkazati ločeno. Ta račun mora poleg obveznih podatkov vsebovati tudi podatke o davčni osnovi po posamezni davčni stopnji in znesek DDV, dolgovan na podlagi obrnjene davčne obveznosti, ki ni vključen v skupni znesek obračunanega DDV. Enake podatke mora vsebovati račun za predplačilo;
  • če se račun nanaša na več vrst blaga oziroma storitev, se lahko vrednosti brez DDV, ki se nanašajo na blago oziroma storitve, ki so obdavčene z enako stopnjo DDV, seštejejo, od seštevka pa se obračuna DDV po predpisani davčni stopnji.
  • znesek DDV na računu mora biti izkazan v evrih in centih.
  • če dobavite novo prevozno sredstvo, morate pod vrsto dobavljenega blaga navesti znamko novega prevoznega sredstva, tip in model novega prevoznega sredstva, številko šasije kopenskega motornega vozila ali številko trupa plovila ali številko ogrodja zrakoplova, prostornino in moč motorja pri kopenskih motornih vozilih ali dolžino plovila ali vzletno težo zrakoplova ter število prevoženih kilometrov pri kopenskem motornem vozilu ali število preplutih ur pri plovilu ali število preletenih ur pri zrakoplovu na dan izdaje računa.

Najpogostejše napake pri izdaji računov

Pri ročnem pisanju in izdaji računov je treba biti posebej pozoren, saj lahko pride do naslednjih napak:

  • zaporedna številka računa se podvaja,
  • datum izdaje je napačen,
  • na računu ostane matična ali davčna številka prejšnjega naslovnika,
  • račun ni podpisan.

V vseh teh primerih lahko pride do zavrnitve računa in nepotrebnih zapletov.

PRILOGA: testni računi prek programov AccountingBox, Čebelca in Enostavni-računi

Račun-ČebelcaRačun-enostavni-računi
Račun-2018
Image

Poslujte enostavno in pregledno!


KONTAKTIRAJTE NAS
 
Image

Poslujte enostavno in pregledno!


KONTAKTIRAJTE NAS

O avtorju

Simon Šimonka

Direktor sektorja za poslovanje z malimi in srednjimi družbami, Gorenjska banka d.d. | Email: gorenjska-banka@gbkr.si