Strokovnjaki marsikaj obljubljajo, a realnost je včasih drugačna

Banka Za PodjetnikePogovori

Ksenija Prosen, direktorica računovodske družbe Nucleus Plus, se zaveda, da si podjetnik danes ne more več privoščiti, da računovodje nima na dosegu telefonskega klica. Brez tega ne more sprejemati optimalnih odločitev in lahko v prihodnosti izgubi čas in denar. Ravno zato v računovodski družbi Nucleus Plus svojim strankam vsak trenutek omogočajo vpogled v bilance in v najkrajšem možnem času poiščejo odgovore na njihova vprašanja. O spremembah v zakonodaji pa stranke vsak ponedeljek obveščajo preko tedenskih obvestil. Nudijo tudi ostale ključne storitve na enem mestu, zato so povezani s strokovnjaki z davčnega, pravnega in kadrovskega področja ter tudi drugih področij, pomembnih za delovanje podjetja.

Nucleus plus je tako sodobno organizirana računovodska družba, ki s svojim znanjem in strokovnostjo razmišlja, kaj določena odločitev lahko prinese podjetju.

“Davčni inšpektorji pogosto preverjajo nakupe v Müllerju, Emporiumu in drugih trgovskih verigah.” “V kolikor imate v osnovnih sredstvih podjetja avtodom ali plovilo, lahko pričakujete obisk davčnega inšpektorja, ko boste to sredstvo prodali. Takrat boste morali dokazovati, da ste sredstvo uporabljali v poslovne namene.” To so le nekatera od njenih opozoril.

V pogovoru za BZP je predstavila svojo podjetniško pot, kako najti pravega računovodjo in na kaj morajo podjetniki paziti, da bodo plačali manj davka in jih ne bo doletela kazen.

Kako ste začeli svojo podjetniško pot?

Z delom v računovodstvu sem se seznanila, ko sem kot študentka začela delati v podjetju Nucleus Plus (takrat Nucleus Consulting). Čeprav sem bila tekom študija na ekonomski fakulteti v Ljubljani prepričana, da računovodstvo ni zame, me je delo kmalu prepričalo, da temu ni tako. Imela sem veliko srečo, da sta bila moja prva dva šefa Robert Potočnik in Barbara Guzina. Bila sta ne samo super šefa, ampak predvsem odlična mentorja in človeka. Takrat sem prvič videla, kako pomembno je, kdo te uvaja v delovne procese in kako ti področje dela predstavi.

Z informacijami, ki sem jih pridobila, sem nato pomagala podjetnikom pri njihovem delu. To, kako pomagati drugim, je še danes moja motivacija za delo. Podjetnikom ne pomagam v računovodskem jeziku, pač pa jeziku, ki ga razumejo, saj le tako lahko na podlagi naših nasvetov sprejemajo odločitve. Zdi se mi prav, da se jim zadeve predstavi tako, da jih razumejo.

Leta 2006 je prišlo do večje spremembe v podjetju – združitve z računovodskim servisom iz Maribora. Takrat sem najprej prevzela vodenje pisarne v Ljubljani, kasneje vodenje celotnega podjetja, danes pa imam v podjetju tudi lastniški delež. Če se ozrem nazaj, vedno bolj ugotavljam, da sem bila takrat še vseeno zelo nova v podjetništvu in sem se tega naučila šele v zadnjih nekaj letih.

Danes je moja vloga v družbi povsem drugačna: sem nekakšen šofer avtobusa. Skrbim za to, da gre avtobus z ustrezno hitrostjo, v pravo smer, na njem pa sedijo pravi potniki. Če šoferja ni, lahko avtobus s polno paro drvi proti prepadu. In kaj me najbolj osrečuje v podjetju? Skrb za zaposlene in stranke – veseli me, če jim lahko pomagam.

Je vaša osnovna dejavnost le računovodstvo?

Naša osnovna dejavnost je računovodstvo, vendar se pri svojem delu vedno večkrat srečamo tudi z  delovnopravno zakonodajo, statusnopravnimi postopki, sklepanjem raznovrstnih pogodb … Zato sodelujemo z zunanjimi strokovnjaki, s katerimi skupaj rešujemo tovrstna vprašanja.

Dejali ste, da se je način vašega dela kot računovodij korenito spremenil. Med najinim pogovorom ste svetovali eni od svojih strank. To delate pogosto? Še imate čas za to ali se bolj posvečate vodenju podjetja, iskanju novih strank?

Sam način našega dela je danes povsem drugačen kot v preteklosti. Danes je zelo pomembno, da so dokumenti knjiženi sproti, da ima podjetnik vsak trenutek čim bolj ažurne informacije. Ker je čas vedno bolj cenjena dobrina, našim strankam ponujamo storitve, ki jim prihranijo čas. Tukaj imam v mislih predvsem izogibanje dvojnemu delu in evidencam, dnevno posredovanje dokumentov v računovodstvo s pomočjo skeniranja ali slikanja računov …

Čeprav vedno več časa posvečam vodenju podjetja in iskanju novih strank, pa se zavedam, da je izredno pomembno dobro sodelovanje z obstoječimi strankami. Večino davčnih in računovodskih svetovanj dobijo že pri mojih sodelavkah, name pa se obrnejo predvsem takrat, ko potrebujejo mnenje »podjetnika« in ne »računovodje«.

Vaše ključne stranke imajo neposreden stik do vas?

Seveda. 

Kdo so vaše stranke in kako pridobivate nove stranke?

Naše stranke so predvsem podjetja, ki potrebujejo ažurne podatke. Pri nas lahko zagotovimo dnevno knjiženje dokumentacije. To pomeni, da bodo zadeve narejene ne glede na to, ali je računovodja na bolniškem dopustu ali počitnicah.

Veliko je tudi strank, ki imajo lastno računovodstvo, potrebujejo pa nekoga, ki jim pomaga pri pripravi davčnih obračunov ter obračunih plač in jim svetuje, kako evidentirati posebne poslovne dogodke. Pri takšnih strankah enkrat mesečno opravimo tudi kontrole postavk v bruto bilancah.

Zaradi naše velikosti, možnosti komunikacije v tujih jezikih ter ustreznega arhiviranja podatkov so naši naročniki tudi podružnice tujih podjetij ter podjetja v tuji lasti. Tovrstnim podjetjem je izredno pomembno tudi to, da ima računovodska družba zavarovano poklicno odgovornost, kar pa je v Sloveniji prej izjema kot pravilo.

Večino novih strank sicer dobimo po priporočilu. Tovrsten način pridobivanja strank je v naši dejavnosti najbolj pogost, zato je skrb za stranke in njihovo zadovoljstvo še toliko bolj pomembna.

Koliko vas dela v podjetju?

Zaposlenih nas je 22, od tega na sedežu v Trzinu 14, preostali so v dveh manjših pisarnah v Mariboru in Murski Soboti.

Je računovodstvo panoga, za katero na prvi pogled velja, da gre za posel z nizko dodano vrednostjo, kjer se dela od jutra do večera, skratka posel, s katerim ne moreš veliko zaslužiti?

Z računovodstvom se ukvarja veliko podjetij in samostojnih podjetnikov oziroma podjetnic. V Sloveniji jih je registriranih kar 4.500. Glavni razlog za to se skriva v dejstvu, da lahko kdor koli opravlja računovodske storitve.

Zaradi velikega števila ponudnikov računovodskih storitev si predvsem ponudniki, ki nimajo ustrezne izobrazbe in znaj, tržni delež zagotavljajo z nizkimi cenami. To pa pomeni, da delajo od jutra do večera, na koncu meseca pa jim komaj kaj ostane. Takšni ponudniki si zelo težko vzamejo čas za svoje stranke. Strankam ne razložijo njihovih računovodskih izkazov in jim tudi ne znajo svetovati pri njihovih poslovnih odločitvah.

Podjetniki se velikokrat ne zanimajo za to, kaj imajo v svojih bilancah, čeprav so te javno objavljene in ima do njih vsakdo dostop. Bilance so osnova za določanje bonitet, ki jih preverjajo tako banke kot tudi potencialne stranke.

Poleg tega se podjetniki velikokrat ne zavedajo, da so podpisani pod bilance svojega podjetja in kot taki odgovorni za njihovo pravilnost.

Če želiš opravljati računovodske storitve v dobro stranke, zagotavljati pravilnost podatkov, jih opozarjati o napakah, jim svetovati pri njihovih odločitvah in si zanje vzeti tudi čas, ko te potrebujejo, so stranke to tudi pripravljene plačati.

Pa je računovodstvo res panoga, s katero se lahko ukvarja vsak?

Podjetniki morajo vedeti, da za delo v računovodstvu ni zakonskih zahtev. Ne potrebuješ licenc ali potrdil. Kupiš računalnik, najameš računalniški program za 50 evrov na mesec in začneš delati.

Zakaj pa se z računovodstvom večinoma ukvarjajo ženske? So bolj natančne, delovne, konzervativne?

Tudi sama to opažam in ugotavljam, da so moški v računovodski dejavnosti praviloma na vodilnih položajih. Zanje je delo v računovodstvu največkrat odskočna deska za druge funkcije.

Zakaj je temu tako?

Ne vem, mogoče zato ker delo računovodje v Sloveniji ni tako cenjeno, kot je bilo v preteklosti oziroma kot je v nekaterih drugih državah. Znano je, da skozi zgodovino ženske niso imele enakih pravic kot moški, zato so se vključevale na manj cenjena in plačana delovna mesta.

Preidiva k najbolj zanimivem vprašanju: kakšni so najpogostejši načini zakonitega znižanja obdavčitve?

Vsaki stranki najprej povem, da nimamo čarobne palice in da je tudi drugi svetovalci nimajo. Svetujem jim, naj bodo previdni. Nekateri davčni svetovalci marsikaj obljubljajo, a treba se je najprej vprašati, kaj je realnost. Naša davčna zakonodaja omogoča določene davčne olajšave – za vlaganje v raziskave in razvoj, investiranje v osnovna sredstva, zaposlovanje invalidov in podobno. Zato je izredno pomembno poznati davčne predpise in slovenske računovodske standarde. Slednji so osnova za pripravo davčnega obračuna.

V računovodski družbi Nucleus Plus izobraževanju in spremljanju novosti posvečamo posebno pozornost. Tako je v zadnjem času pri samostojnih podjetnikih zopet vedno več vprašanj o tem, kaj bodo prinesle spremembe v obdavčitvi »normirancev«. Ali bo zanje v letu 2018 davčno bolj ugodno upoštevati normirane odhodke ali dejanske odhodke? Enoznačnega odgovora ni, pogledati je treba vsak primer posebej.

Kaj pa ostale dileme, ki jih rešujete?

V knjigah so lahko le sredstva in stroški, ki so poslovno potrebni. Predvsem v družinskih podjetjih marsikdaj meja ni tako jasna. Brez naše pomoči bi se v knjigah hitro znašli privatni stroški, poslovni stroški pa ne bi bili evidentirani.

Tipični primeri so nakupi avtodoma in plovil. V kolikor ima podjetnik v osnovnih sredstvih podjetja avtodom ali plovilo, lahko pričakuje obisk davčnega inšpektorja, ko bo sredstvo prodal. Takrat bo moral dokazovati, da je sredstvo uporabljal v poslovne namene – npr. če je avtodom oddajal v najem, mora to tudi dokazati z izdanimi računi, prav tako pa mora biti za to ustrezno registriran.

Podjetnike pogosto zanima tudi, kako kupiti avtomobil, ki ga potrebujejo delno za službene in delno za privatne namene – vzeti kredit, finančni ali morda poslovni leasing. Prav tako se v tem primeru večkrat pojavi vprašanje, ali avtomobil kupiti na podjetje ali ga imeti v osebni lasti.

Podjetniki včasih preveč gledajo le na davčni vidik, pozabijo pa na poslovnega. Zniževanje dobička zaradi nižje davčne osnove in posledično nižjih davkov ima za posledico lahko slabo boniteto in s tem neodobritev bančnega kredita za nakup stroja za širjenje proizvodnje linije.

V katerem primeru željo stranke zavrnete?

Kadar želi, da knjižimo navidezne poslovne dogodke (dogodke, za katere ne obstajajo verodostojne poslovne listine) zaradi zniževanja davčne osnove.

Včasih so bili priljubljeni nakupi računalnika prek podjetja. Je temu še vedno tako? In kdo to sploh preverja?

Kot sem že omenila, so v poslovnih knjigah možna le sredstva, ki so poslovno potrebna. Za nakupe računalnikov lahko uveljavljamo davčno olajšavo. Ob koncu leta, ko se odda davčni obračun, je treba priložiti tudi seznam sredstev, ki gredo v olajšavo. Če je v podjetju en zaposlen, kupili pa so tri računalnike in pet mobilnih telefonov, bodo morali upravičenost teh nakupov pojasniti.

Je pomembno natančno opredeliti, kaj kupujemo za poslovne namene?

Zelo. Če tega ne moreš utemeljiti, si spet v težavah. Davčni inšpektorji pogosto preverjajo nakupe v Müllerju, Emporiumu in drugih trgovskih verigah. V preteklosti smo imeli tudi primer, ko je direktor v lastni hiši svojemu podjetju oddajal v najem pisarno. V davčnoinšpekcijskem nadzoru je inšpektorica preverila, ali ta pisarna res obstaja in služi svojemu namenu. Če so nameni jasno razvidni, težav ni.

Kako naj torej podjetniki vodijo poslovanje, da se izognejo napakam in nepravilnostim?

Strank ne preverjamo, ampak jih le informiramo in opozarjamo, kaj smejo in česa ne, zato je pomemben redni stik. Poleg redne mesečne komunikacije so pomembni tudi letni sestanki. S stranko takrat pregledamo odprte terjatve in obveznosti, preverimo ali zaloge in osnovna sredstva v knjigah izkazujejo dejansko stanje, ter se pogovorimo o planih za prihodnje leto.

Pomembno je, da podjetnik ve, kaj ima v poslovnih knjigah in bilancah, saj je za pravilnost le-teh odgovoren sam.

Je pametno zaupati najcenejšim računovodskim servisom?

Težko rečem. Ni nujno, da je slab samo zato, ker je poceni. Verjamem pa, da so storitve najcenejših servisov manj obsežne. Velikokrat zmanjka časa za kontrole.

Cene so različne – od petnajst pa do štirideset evrov. Je večje število strank prednost ali bolj slabost, saj ni osebnega stika s stranko, več pa je tudi možnosti napak?

Zagotovo večje število strank prinese preobremenjenost, ki vodi do napak. Te so pogostejše tam, kjer so storitve cenejše. To je logično, ker morajo imeti ti servisi več strank, da dosežejo enako velike prihodke kot konkurenca. Podjetnikom svetujem, da preverijo, koliko strank ima oseba, s katero sodelujejo. Le tako bodo vedeli, ali bodo za servis le številka ali pa si bodo zanjo vzeli čas.

V tem trenutku se napoveduje mala davčna reforma, ki bi prizadela predvsem normirane samostojne podjetnike. Kaj so ključne stvari, ki jih morajo vedeti danes?


Samostojnim podjetnikom, ki so izkoristili možnost ugotavljanja davčne osnove na podlagi normiranih odhodkov, ni treba voditi poslovnih knjig in sestavljati računovodskih izkazov (bilanc). Vendar to še ne pomeni, da jim v zvezi z davki in računovodstvom ni treba vedeti in delati nič.

Pozorni morajo biti predvsem na naslednje točke:

  • Voditi morajo določene evidence (evidenco izdanih računov …).
  • Meja 50.000 EUR, ki velja za vključitev v sistem DDV, velja za zadnjih 12 mesecev in ne za koledarsko leto.
  • Če poslujejo s tujino, si morajo v večini primerov pridobiti posebno identifikacijsko številko za DDV (tudi če ne presežejo meje 50.000 EUR).

V letu 2018 pa se predvidevajo spremembe v obdavčitvi »normiranih« samostojnih podjetnikov. Glede tega bi jim svetovala, da se pozanimajo, kakšne bodo te spremembe, in preverijo, ali bo nov način zanje še vedno ugoden – tako z vidika davkov kot tudi z vidika poenostavitve poslovanja.