Za vedno se znebite papirologije

Anže Štemberger ZupanRačunovodstvo in Finance

Ne glede na vaš poklic – od gradbeništva do poslovnega svetovanja, trgovine ali zdravstva – vprašajte se: “Koliko časa porabim za aktivnosti, ki so moja primarna zadolžitev v primerjavi z administrativnim delom?”

Raziskave kažejo, da v povprečju le približno 45 % delovnega časa porabimo za naloge, s katerimi ustvarjamo dodano vrednost. Do 55 % časa pa porabimo za administracijo, elektronsko pošto, sestanke in ostale “kradljivce časa”.

Zmotno je pričakovati, da bomo lahko 100 % časa porabili za najpomembnejše naloge, a prvi koraki v to smer niso tako zahtevni, kot se morda zdi.

Presenečeni bi bili, če bi lahko opazovali učinke, ki jih ima poenostavitev dela s papirji. Ne le, da vpliva na motivacijo zaposlenih – samo pomislite, kako se počutite, ko vas čaka (vnovična) priprava določenega poročila ali pa izpolnjevanje potnih nalogov,… – prinaša tudi drastične časovne prihranke pri rutinskih administrativnih opravilih.

Pomislimo samo na nekaj nalog:

  • Izdaja računov: Koliko časa vam vzame, da pripravite nov račun? Ste eni izmed tistih, ki v ta namen še vedno uporablja Word ali Excel datoteke? Z uporabo preprostega sistema lahko račun izdate že v 30 sekundah. (Če s poslovanjem šele začenjate oz. izdate do 60 računov letno, je program AccountingBox za vas povsem brezplačen, brez omejitev funkcionalnosti. V primeru večjega števila izdanih računov pa se cena mesečnega najema prilagaja obsegu vašega poslovanja.)
  • Sprejemanje, potrjevanje in arhiviranje prejete pošte: Mora prejeti račun pred plačilom potrditi še tretja oseba v podjetju? Še vedno vodite knjigo pošte v dobesednem pomenu – kot fizično “knjigo” (ali mapo), ki jo prenašate po podjetju od osebe do osebe? Digitalna knjiga pošte vam zagotavlja 100 % sledljivost vhodnih dokumentov, (certificirano) potrjevanje in varen arhiv vse prejete dokumentacije.
  • Potni nalogi: Ste kdaj merili, koliko časa traja, da izpolnite en potni nalog? Včasih se zdi, da nam ta administracija vzame več časa, kot dejanska službena pot… Z uporabo sodobnih rešitev ta proces bistveno pohitrite, saj se lahko zanesete na avtomatski izračun dolžine poti, kilometrine, itd.

Danes resnično ni več razlogov, da bi se utapljali v papirju. Čas, ki ga bi sicer namenili iskanju in urejanju papirne dokumentacije, lahko veliko koristneje porabite za pomembnejše naloge. Podjetje bo zato bolje poslovalo, hvaležne pa vam bodo tudi stranke.