Manj papirja, več denarja

Anže Štemberger ZupanRačunovodstvo in Finance

Ko opazujemo, kako se “stara” tehnologija poslavlja, nas prevevajo mešani občutki. VHS-kasete so si že prislužile mesto na smetišču zgodovine. Tudi telefonija se hitro spreminja − ali veste, da ima danes le še manj kot polovica gospodinjstev v ZDA aktivni priključek za stacionarni telefon? 41 % gospodinjstev uporablja izključno mobilne telefone.

Zaradi vse hitrejše digitalizacije mnogi napovedujejo, da so tudi pisarniškemu papirju šteti dnevi. Vsekakor se strinjamo, da za marsikatero nalogo papir ni več najboljša izbira.

Podjetja seveda že uporabljajo računovodske in ostale programe, zaradi česar morda prevladuje občutek, da se ne zanašajo povsem na ročno obdelavo dokumentov. Kljub temu pa lahko traja kar nekaj časa, preden dokument najde pot v sistem, z vsakim korakom ročne obdelave pa se povečujejo stroški dela. 

V primerjavi z elektronskim poslovanjem je lahko povprečna cena ročne obdelave dokumenta kar do 20-krat višja.

Za konkretnejšo ponazoritev razmislimo o uporabi papirja v povprečnem slovenskem podjetju, na primeru v obliki prejetih in izdanih računov.

Papir je drag

0,6 EUR za 100 listov pisarniškega papirja je strošek, ki ga ponavadi kar “odpišemo” in ne razmišljamo o njem. Pisarniškemu papirju pa pozabimo dodati še kuverte, znamke, kartuše za tisk, ne nazadnje tudi amortizacijo tiskalnika ipd.

Zahteva veliko ročnega dela

Vsak izdani račun je treba natisniti, zložiti v kuverto, opremiti z znamko in odposlati. Prejeti račun pa je treba vzeti iz kuverte in ga obdelati skladno s postopkom v podjetju (npr. odnesti odgovornemu za potrjevanje, pretipkati, vložiti…). Občasno je treba tudi naročiti ves material. Stroški dela niso zanemarljivi. Časovno zahtevno je tudi iskanje dokumentov, kar nas pripelje do naslednje točke …

Arhiviranje je nerodno

Spenjanje in ločevanje dokumentov, plastične “srajčke”, fascikli in omare. Gotovo obstajajo enostavnejši načini hranjenja dokumentacije. Tudi iskanje dokumentov je lahko enostavnejše − v arhivu bi moral biti dokument sposoben najti vsakdo, ne le skrbnik arhiva. Dodatno pomanjkljivost predstavlja dejstvo, da papir gori, da ne prenaša dobro vode in da ga ni težko odnesti v drug prostor. Varnost dokumentacije bi torej morala biti prioriteta vsakega podjetja. Si predstavljate, da bi jutri ostali brez vseh papirjev?

Kakšni so stroški papirnega poslovanja?

Zanimivo je, da si le malokatero podjetje vzame čas, da razmisli in izračuna, kakšni so stroški dela s papirnimi dokumenti. Vključno s časom, ki ga zaposleni porabi, da vstane s stola, odpre omaro in poišče želeno pogodbo. Če se vam je ob takih podrobnostih nekoliko zavrtelo v glavi, brez skrbi, z izračunom smo se poigrali mi.

Presenetljivo je tudi, da so stroški za obdelavo posameznega papirnega dokumenta dokaj nespremenjeni ne glede na velikost podjetja.

Za boljšo predstavo in lažji izračun vzemimo za primer podjetje, ki mesečno izda 50 računov in prejme 120 dokumentov.

Prejeti dokumenti

manj_denarja_Vec_papirjaOstane nam še preprost izračun, ki nam pove, da podjetje vsak mesec v zrak požene 159,60 EUR. V enem letu bi torej lahko prihranilo 1915,20 EUR, kar ni malo, če pomislimo, da gre le za “papir”.

Kakšni so praktični koraki do rešitve in s tem nižjih stroškov?

  1. Z dobavitelji se dogovorite za elektronsko izmenjavo: Na ta način se boste izognili vsem stroškom, ki so povezani z obdelavo papirnih dokumentov (od odpiranja kuvert, do potrjevanja in pretipkavanja).
  2. Papir čim prej po tem, ko ga prejmete, pretvorite v elektronsko obliko: Realno se dotoka papirnih dokumentov v podjetje še ne bomo kmalu rešili. Zato je bistvenega pomena, da digitalizacijo vzamete v svoje roke in vse prejete dokumente takoj ob prispetju pretvorite v elektronsko obliko – na ta način boste bistveno povečali sledljivost in hitrost ter zmanjšali čas obdelave. Prejeti tiskani račun tako enostavno poslikajte s pametnim telefonom ali poskenirajte s skenerjem in ga po e-pošti pošljite v vaš poslovno računovodski program. Račun bo tako takoj na voljo računovodji za nadaljno knjiženje.
  3. Avtomatizirajte čim več opravil: Časa imamo vsi enako in vsem ga primanjkuje. V času, ko so aktualni pogovori o samovozečih avtomobilih, podjetja še vedno povsem ročno prenašajo in pretipkavajo dokumentacijo. Večino opravkov s papirjem in z njimi povezanih opravil v podjetju je danes mogoče avtomatizirati ter s tem prihraniti ogromno časa in zmanjšati (odpraviti!) možnost napak.

Zanemarljive niso niti posredne koristi elektronske obdelave dokumentov. Le-ti so namreč v tem primeru ustrezno organizirani in arhivirani, kar pomeni, da niti ob obisku inšpektorja (ali revizorja) ne bo prišlo do izpada produktivnosti v takšnem obsegu, kot če bi iskali in prekladali papirne dokumente in fascikle iz zaprašenih sob.

Vse pomembnejše pa je tudi to, da z elektronskim poslovanjem poslujete okolju prijazno. Če smo včasih v podpise v elektronski pošti dodajali “Preden to sporočilo natisnete, pomislite na okolje./Think green before printing./Bitte denken Sie an die Umwelt, bevor Sie dieses E-Mail ausdrucken.”, potem danes velja, da pomislite na okolje tudi, preden natisnete naslednjo fakturo.

 Kako veste, da je čas, da razmislite o alternativah papirju? Ste se kdaj:

  • pritoževali nad cenami kartuš za tiskalnike;
  • spraševali, kam pospraviti novi fascikel;
  • jezili zaradi dolgotrajnega iskanja kakšnega dokumenta?

Včasih je dober motivator tudi zavedanje, da vaš najmočnejši konkurent denarja in časa ne izgublja z ročno obdelavo dokumentov…