Kako vem, če je rešitev v oblaku prava zame?

Anže Štemberger ZupanRačunovodstvo in Finance

Če ste imeli v zadnjih 10 letih vsaj malo opravka z informacijsko tehnologijo (npr. izbiro programa za vodenje poslovanja, računovodstva), potem ste težko zgrešili diskusijo okrog uporabe sistemskih rešitev, ki se nahajajo “v oblaku”. Pomembno je, da se zavedamo, da je ta razmislek pomemben. Prava odločitev bo namreč zmanjšala stres in povečala vašo učinkovitost in produktivnost.

Razlike med oblakom in tradicionalno namestitvijo programa
Oblak

  • manjši mesečni zneski najema
  • hitre integracije
  • podatki gostujejo na strežnikih ponudnika
Tradicionalna namestitev

  • večja začetna investicija in morebitni stroški nadgradenj
  • počasnejše in dražje integracije, ki pa so bolj pisane na kožo
  • podatki pri naročniku, popoln nadzor nad njim
Kdaj je pametnejša odločitev za nakup?

Če ste veliko podjetje z relativno visokim proračunom in viri, ki so namenjeni nakupu in vzdrževanju rešitve

Čeprav pogosto pomislimo le na denarne vire, pa so na dolgi rok še pomembnejši človeški viri – imate v organizaciji zaposlenega človeka, strokovnjaka, ki bo vzdrževal potrebno infrastrukturo, skrbel za varnost, nadgradnje, ipd.

Če znate opredeliti zahteve, potrebne integracije, specifike in izjeme

V primeru nakupa boste na izbrano rešitev bolj vezani – nakup namreč prinaša večje začetne stroške, zato je malo verjetno, da bi bili pripravljeni v kratkem rešitev zamenjati in se ponovno soočiti s podobnimi stroški namestitve druge rešitve. Pomembno je, da še pred samim začetkom implementacije dobro poznate vse svoje poslovne procese in jih znate predstaviti ponudniku, ki bo po potrebi prilagodil rešitev vašim specifičnim potrebam.

Imate oz. lahko zaposlite strokovnjaka, ki bo skrbel za rešitev

Nakup bo najverjetneje boljša odločitev, če ponudnikom na trgu programskih rešitev ne zaupate najbolj. Varnost podatkov bo tako povsem v vaši domeni in tudi, če prodajalec rešitve propade, to ne bo bistveno vplivalo na vaše poslovanje. Morda lahko celo zaposlite katerega od njihovih programerjev, ki bo še naprej skrbel za razvoj in prilagoditve…

Kdaj zmaga najem?

Če ste manjše podjetje, vam bo bolj odgovarjal model najema

Manjša podjetja imajo ponavadi bolj omejene vire (tako denarne, kot tudi časovne in človeške), zato se po tehtnem premisleku pogosteje odločajo za spletne rešitve. Ker njihova uporaba ne predstavlja velikih začetnih stroškov, si jih manjša podjetja veliko lažje privoščijo in hitreje lahko začnejo z delom. Spletne rešitve so precej bolj skalabilne, kar pomeni, da bodo lahko pokrile vse zahteve podjetja tudi v primeru, da to hitro poveča svoj obseg poslovanja.

Če vam je pomembna mobilnost in delo iz večih naprav

Danes je kar 56 % elektronskih sporočil odprtih na mobilnih napravah. Pogosto pa se s tem mobilnost tudi konča – če bi direktor na službeni poti želel podatek o znesku zapadlih terjatev, bo do te informacije najhitreje prišel tako, da bo poklical svojo računovodkinjo. Z rešitvami v oblaku pa so vsi podatki vedno na voljo, ne glede na lokacijo in napravo, s katere želimo do njih dostopati. V 21. stoletju to ni več luksuz, ampak pogoj za pravočasne in pravilne poslovne odločitve.

Ponudniki rešitev v oblaku lahko bolje poskrbijo za varnost podatkov

Primeri, ko je bila ogrožena varnost podatkov v oblaku so redki, a izredno odmevni. A na argument varnosti lahko pogledamo tudi iz drugega zornega kota. Dejstvo, da za varnost skrbi ponudnik aplikacije je za marsikatero podjetje dobra novica. Ne le, da se s tem razbremeni obilice dela z zagotavljanjem varnosti – ponudnik spletne rešitve bo nedvomno lahko zagotovil večjo varnost podatkov, kot povprečno podjetje na trgu. Varnost je eno glavnih področij poslovanja za tovrstne ponudnike in ji namenijo ogromno časa in virov. Ne morejo si namreč privoščiti spodrsljaja, saj bi že ena sama napaka lahko pomenila izgubo zaupanja strank in s tem propad njihovega podjetja.

Na kaj torej pomisliti pred odločitvijo?

Na kaj je torej treba pomisliti oz. katere kriterije lahko uporabite pri primerjavi spletnih in tradicionalnih rešitev? Predlagamo nekaj vprašanj, ki si jih zastavite, preden sprejmete odločitev.

  • Kako hitro rešitev potrebujete? Če imate čas in proračun (in potrebo po številnih integracijah) je morda bolj primerna tradicionalna rešitev. Če rešitev potrebujete hitro in ne želite, da predstavlja zajeten strošek v vaši bilanci, potem se odločite za najem rešitve v oblaku.
  • Koliko prilagoditev rešitve boste potrebovali? Če vam ni problem financirati prilagoditev, integracij in vzdrževanja rešitve, potem je morda odločitev za tradicionalno rešitev boljša. A prilagoditve so možne tudi pri spletnih aplikacijah – če imate tovrstne zahteve, možnosti preverite pri ponudniku. Zavedajte pa se, da rešitve v oblaku združujejo najboljše prakse številnih najbolj uspešnih podjetij, zato njihova uporaba lahko pozitivno vpliva tudi na optimatizacijo vaših poslovnih procesov.
    Kako pogosto nastopi potreba, da do podatkov dostopate od doma oz. ko niste v pisarni? Če se s tem ne srečujete pogosto, potem to ni razlog, da bi se odločili za spletno rešitev.
  • Kako pomembno je za vas vprašanje varnosti? Kakšen nivo varnosti podatkov lahko zagotovite sami? Lahko ustrežete vsem predpisanim standardom? Standarde sploh poznate? Redno spremljate spremembe?
  • Kakšen obseg dela oz. rast podjetja pričakujete? Ali rešitev kupujete za trenutno situacijo, ali pa želite dovolj “prožen” sistem tudi v primeru, da podvojite število strank in/ali zaposlenih? V prvem primeru bo povsem primerna ena od tradicionalnih rešitev, če pričakujete oz. upate na rast, pa bo bolj na mestu odločitev za spletno aplikacijo.