Kako povečati produktivnost?

Kristina PetrovićRačunovodstvo in Finance

Vsi si želimo biti bolj produktivni. Narediti več. Podaljšati dan. A vendar je potrebno le nekaj samoorganizacije in uporabe modernih pristopov. V nadaljevanju vam predstavljamo 8 preprostih korakov, ki vam bodo lahko pomagali in prispevali k boljši produktivnosti.

1. Oblikujte jutranjo rutino

Začnite jutro zgodaj. Mogoče pol ure prej, kot ste vajeni in pojejte zdrav zajtrk. Vzemite si čas in preglejte nujna opravila tistega dne. Če uporabljate pameten telefon vam predlagamo, da si naložite OneNote (ali kakšen drugi organizator) ter pregledate naloge, ki ste jih vnesli prejšnji dan. Kako si lahko delo organizirate z OneNote-om, si lahko pogledate tukaj.

V službo boste vstopili pripravljeni in z jasno postavljenimi nalogami in cilji. Dobra jutranja rutina vam lahko olajša vstop v nov dan.

2. Postavite si prave prioritete

Pojejte živo žabo. Tako svetuje Bryan Tracy. In to za zajtrk. Kot vsakodnevno rutino. Vsekakor pa ne gre za poslastico, temveč s tem ponazarja največjo težavo ali izziv, ki vam ga dan prinaša. Zjutraj vedno začnite z reševanjem tiste težave, ki vam najbolj smrdi in vam predstavlja največjo frustracijo. Zjutraj pokličite najtežavnejše stranke ali pa se pogovorite z zahtevnimi zaposlenimi.

3. Vzpostavite vzajemno sodelovanje

Koordinacija in usklajevanje zaposlenih ali sodelavcev je vedno največji kradljivec časa. Verjetno se večkrat sprašujete: »Kdo je bil zadolžen za to nalogo? Kaj je bilo narejeno? Kaj konkretno je v posameznem dokumentu spremenjeno in kje je prva in kje zadnja verzija?«

Spremljanje celotnega dogajanja je včasih nemogoče, zato je smiselno uporabljati sisteme, ki olajšajo sodelovanje in na primer samodejno spremljajo verzije dokumentov.

Eden takih sistemov je tudi Microsoftov SharePoint, kjer vsi udeleženi na projektu dostopajo do istega dokumenta, ga spreminjajo in dopolnjujejo, hkrati pa sistem ohranja tudi pretekle verzije. Ob samem dokumentu je vidno tudi kdo in kdaj ga je nazadnje urejal.

Sodelovanje je preprosto tudi s pomočjo aplikacije OneNote, ki omogoča deljenje zapiskov, zabeležk s sestanka ali pa celo izvajanje »brainstorming-a« ne glede na to, ali so člani ekipe v pisarni ali izven nje. Pomembno je, da vsi člani ekipe uporabljajo ista orodja.

4. Izkoristite moderno tehnologijo in si poenostavite poslovanje

Prednosti tehnologije je smiselno izkoristiti. Včasih ste, posebej kot izvajalci storitev, bili vajeni, da morate za stranke narediti vse. Novi časi prinašajo nove izzive, ki lahko poenostavijo poslovanje.

Nasvet za računovodje: omogočite vsem (strankam ali pa internim oddelkom), da račune skenirajo ali slikajo ter jih na tak način posredujejo v računovodstvo. Ni fasciklov, ni iskanja, ni papirologije. Naučite jih in jim predstavite orodja za preprosto skeniranje dokumentov ali aplikacije za pametne telefone. Vsi tako zajeti dokumenti se lahko shranijo v skupno mapo (kot na primer OneDrive), do katere lahko dostopajo vsi pooblaščeni. Brez dodatnih klikov, pošiljanja po (e)pošti in nepotrebnega besedičenja.

Vam pa ni treba več zlagati in pretipkavati kupov dokumentov. Dobro, mar ne?

Nasvet za podjetnike: uporabljate sisteme, ki vam dnevno (samodejno) prikazujejo poslovanje vašega podjetja; Kakšni so kazalniki poslovanja? Bo jutranji sestanek z banko uspešen?

Avtomatizirana poročila, ki jih lahko prejemate na svoj telefon, vam bodo bistveno olajšala vstop v nov dan.

Nasvet za prodajalce: s sistemom za spremljanje poslovanja svojega podjetja in prilagojenimi poročili, lahko dnevno spremljate, ali so kupci poravnali svoje dolgove in ali je računovodstvo plačalo dobaviteljem, da jih lahko pokličete. Informacije, povezane z dobrim CRM sistemom, pa še poenostavijo poslovanje in pogovore.

Novosti, ki so jih prinesli pametni telefoni in digitalizacija, je res smiselno obrniti v svojo korist. Posebej, ker pred vrati že čakajo »digitalni domorodci« (generacija Y), ki so jim tovrstne zadeve vsakdanjik. Modro se je pripraviti tudi nanje.

5. Posvetite se eni stvari naenkrat

Največji kradljivci časa so motilci iz okolice. Ali je to hrup, mogoče napačna glasba ali pa preveč odprtih namiznih oken. Zato je dobro vedeti, kje in kdaj lahko najbolje delate. Z orodji in sistemi, ki omogočajo delo v oblaku z oddaljenim dostopom pa lahko izbiro lokacije (kje) in časa (kdaj) najbolje izkoristite. Vsi podatki, ki so dosegljivi v oblaku, vam omogočajo, da pregledate dejavnosti, delegirate naloge in opravite svoje delo brez motilcev. Učinkovito, kakovostno in pravočasno.

Da bodo vaši možgani vedno v kondiciji, pa lahko poskrbite tudi z zanimivimi »možganskimi nalogami«, ki jih najdete na tej spletni strani.

6. Vzemite si odmor in pojejte jabolko

Osredotočanje na delo in stres privedeta do upada energije in kaj kmalu se lahko zgodi, da iz visoke produktivnosti zapadete v popolno neproduktivnost. Zato je smiselno, da si vzamete odmore, s pomočjo katerih boste zmanjšali pritisk in sprostili možgane. Ugotovite, kakšno razmerje med delom in počitkom vam ustreza. V nekaterih poklicih so že ugotovili, da je smiselno oblikovati pogostejše odmore. Tako, na primer, imajo krupjeji v igralnici, ki so pod stalnim mentalnim pritiskom, 20 minut odmora na vsakih 40 minut dela.

Na podobnih usmeritvah gradi tudi tehnika »Pomodoro«, pri kateri svetujejo, da si za vsakih 25 min aktivnega dela, vzamete kratek odmor, po 4 sklopih pa daljši odmor. Vendar pozor, aktivnosti, ki jih izvajate v času trajanja naloge morajo biti skoncentrirane in brez vpliva zunanjih motilcev.

Strokovnjaki svetujejo, da občasno vstanete, se pretegnete, pogledate skozi okno nekam v daljavo, da se spočijejo tudi oči in nadaljujete z delom. Vmes popijte kozarec vode.

Ko ste pod največjim stresom in imate občutek, da morate hiteti pa si vzemite odmor in POJEJTE JABOLKO (ali drugo sadje, ki ga imate radi). To naredite počasi. Osredotočite se njegov okus, vonj. Početi nekaj zelo počasi sredi razburkanega dne, se vam bo zdelo mogoče nesmiselno, celo nadležno, vendar že po nekaj ugrizih se boste počutili bolje in lažje boste nadaljevali delo. Seveda, to ne pomeni, da bodo težave izginile, le vaša perspektiva se bo spremenila.

7. Upoštevajte modre nasvete
PARETOVO PRAVILO 80-20.

Ko se pripravljate za tekoči ali naslednji dan imejte vedno v mislih pravilo 80-20. Kar pomeni, da bo vaših 80% nalog imelo zelo verjetno 20% vpliv na vašo produktivnost, kar pomeni, da je 20% nalog tistih, zaradi katerih boste dan končali uspešno. Zato dobro razmislite in si naloge ter prioritete postavite na pravi način.

NOBENA JUHA SE NE POJE TAKO VROČA, KOT SE SKUHA

Vsakemu se zgodi, da zgreši. In v trenutku, ko pride do težave, je to najpomembnejša stvar na tem svetu in vas popolnoma okupira. Zdi se vam, da druge naloge ne obstajajo in da prav vsi vedo za vašo napako. Vsekakor je res; napake se ne da preklicati ali popraviti. Vendar bo po prespani noči, po pogovoru, tudi ta napaka lažja, drugačna in predvsem rešljiva. Zato ne dovolite, da vam zaradi pretiranega sekiranja, uide dan in s tem tudi prijetnejše naloge.

IŠČITE REŠITVE IN NE KRIVCA

Če se napake zgodijo, je popolnoma nesmiselno iskati krivca in se pregovarjati, zakaj kdo česa ni naredil. Napaka ali težava je tukaj. Osredotočite se raje na rešitev te težave in predvsem na izboljšanje procesov in organizacije dela tako, da bo možnost napak zmanjšana na minimum.

Začnite že enkrat uporabljati pametne telefone in rešitve v oblaku

Vendar ne zato, da boste še bolj privezani na delo. Temveč zato, da bo vaše delo lažje in ga boste opravljali kjerkoli in kadarkoli. Aplikacije, ki jih lahko naložite na telefon, vam omogočajo spremljanje dogajanja v pisarni ali doma. Lahko vam prihranijo dodatno pot v pisarno. Lahko vam pomagajo, da neko zadevo rešite hitro in učinkovito, četudi ste ravno na kavi v sosednjem baru ali pa mogoče celo na morju.

Seveda, zmerna uporaba in modra razporeditev časa, je tudi v tem primeru nujna. Naj se vam ne zgodi, da boste zaradi tega neprestano gledali v svoj telefon. Svet okoli je še vedno lep.