Brezpapirnemu poslovanju se ne boste mogli izogniti

Denis RoblekRačunovodstvo in Finance

Priznajmo si, večina podjetnikov nad računovodskimi opravili ni preveč navdušena. Če se z njimi ukvarjate sami, vam omejujejo čas za posel, prenos opravil na zunanje računovodstvo pa vas ne razreši nujno vseh obveznosti. Še vedno morate zbirati in številčiti tako izdane kot prejete račune ter jih pošiljati računovodji. Na srečo pa elektronsko računovodstvo in poslovanje postajata vse bolj uveljavljena in pospešujeta delovne procese vseh vpletenih.

Da se podjetniki lahko posvetijo svoji temeljni dejavnosti, potrebujejo računovodski servis, ki razume sodobno tehnologijo in poenostavlja njihova administrativna opravila. Sodobne poslovno-računovodske rešitve omogočajo izboljšavo poslovnih procesov, lažje in učinkovitejše sporazumevanje, dostavo dokumentov, hranjenje v brezpapirni obliki, v njihov prid pa govorijo tudi trendi

Poslovni svet sloni na odločitvah, ki jih morate sprejemati v hipu

Razmere na trgu se danes spreminjajo z veliko hitrostjo, vse večjo veljavo pa imajo informacije o finančnem stanju vašega podjetja, do katerih lahko takoj dostopate in jih uporabite za boljše poslovanje.

Zato je smiselna izbira rešitve, ki nudi enostaven pregled nad poslovanjem in plačili ter omogoča hiter dostop do zadnje različice vsakega dokumenta. Najbolj dovršene rešitve vam poleg omenjenega zagotovijo, da se vsi prejeti dokumenti vzporedno samodejno pošiljajo v računovodski servis.

Nova generacija računovodskih rešitev je narejena za podjetnika in njegovega računovodjo

Borba z uporabniškim vmesnikom in prikaz pravih rezultatov v zastarelih računovodskih programih zahtevata preveč napora in časa. Sodobne računovodske rešitve vključujejo virtualne pomočnike, ki podjetniku s pomočjo pogovora v materinem jeziku ali glasovnega upravljanja zagotavljajo odgovore na številna vprašanja:

»Kakšni so bili letos materialni stroški?«
»Koliko DDV-ja moram plačati?«
»Kdo so moji največji dolžniki?«
»Koliko mi dolguje Janez Novak, s. p.?«
»Stanje na tekočem računu?«
»Kakšni so prihodki od prodaje v novembru?«
»Kakšen je bil davek iz dobička?«
»Kakšni so pričakovani prilivi v naslednjih 30 dneh?«

Na ta in druga vprašanja podjetnik lahko dobi odgovor takoj. Vsak dan v tednu in ob vsaki uri si lahko ogleda podatke, ki vplivajo na njegovo poslovanje, brez potrebe po podrobnem poznavanju računovodskega programa in brez osebne pomoči računovodje.

Tehnologija je močno spremenila in pospešila poslovanje

Razvoj internetnih storitev in tehnologij je v vse poslovne procese vpeljal bistvene izboljšave in knjigovodstvo ni nobena izjema. »Papirno« sodelovanje z zunanjim računovodstvom že dolgo ne sledi dinamičnemu poslovnemu okolju, v katerem danes delujejo podjetja, zato sodobne računovodske rešitve v oblaku poskrbijo, da sta računovodski servis in podjetnik tesno povezana in delujeta kot eno podjetje. Dostopnost vseh informacij na vseh platformah, tudi mobilnih, podjetniku v vsakem trenutku zagotavlja fleksibilnost, ki jo potrebuje pri svojem poslovanju.

Javne institucije sprejemajo le še elektronske račune

Država je z letošnjim letom predpisala, da morajo podjetja račune javnim institucijam izstavljati izključno v elektronski obliki, kar predstavlja prvi korak k avtomatizaciji procesov tako pri izdajateljih kot prejemnikih. Bistvo iniciative je pomik k brezpapirnemu računovodstvu, ki naročnikom in dobaviteljem omogoča tudi izmenjavo drugih dokumentov, kot so naročilnice, dobavnice, prevzemnice in podobno, kar vpliva na racionalizacijo poslovanja. Podjetja se namreč s prenosom računa v elektronsko obliko izognejo še stroškom kuvertiranja, pošiljanja in tiskanja računov.

Prav tako lahko danes podjetnik tudi vse prejete dokumente posreduje svojemu računovodji in v arhiv v elektronski obliki. Dovolj je, da jih slika s svojim pametnim telefonom, pritisne na gumb in že so tam, kjer je treba.

Pocenitev računovodskih opravil zaradi zmanjšanja fizičnih opravil računovodje

Največja napaka, ki jo podjetniki pogosto delajo, je, da od izvajalca računovodskih storitev preprosto zahtevajo znižanje cene storitev. Takšen pristop pogosto vodi v nepotreben konflikt, ki lahko poruši večletno zaupanje med podjetnikom in računovodjo. Učinkovitejši pristop je nekatere delovne procese avtomatizirati. Posledično ima tudi računovodstvo manj dela in dogovor o znižanju cene storitev je tako bistveno lažji.

Takšno je prav gotovo poročanje. Računovodsko-finančne podatke je danes možno s pomočjo sodobnih računovodskih rešitev spremljati sproti. Tako vašemu računovodji ne bo več treba v tolikšnem obsegu pošiljati vaših računovodskih podatkov in opravljati administrativnih nalog, pač pa se bo lahko posvetil optimizaciji davčnega poslovanja, spremljanju zakonodaje in vašemu svetovanju.

Tudi papirjev vam konec meseca ni več treba ročno dostavljati v računovodstvo. Enostavno uporabite vaš pametni telefon ali skener v pisarni in v nekaj sekundah bodo pri računovodji ter hkrati varno shranjeni za vse kasnejše potrebe.

Želite izvedeti, kako lahko s pomočjo sodobnih računovodskih rešitev prihranite? Prenesite dokument »4 stvari, ki vam in vašemu računovodstvu zmanjšajo stroške poslovanja« in si tudi vi pocenite ter pospešite poslovanje.

Prenesite dokument


O avtorju