Letni razgovor

Polona RomihČloveški viri

Konec leta je primeren čas, da se ozremo na leto, ki se poslavlja, se pogovorimo o dobrih in manj dobrih dosežkih tega leta in priložnostih za izboljšavo v naslednjem. Zato je to pravi čas za izvedbo letnih razgovorov. Če jih načrtuje tudi vaše podjetje, je dobro vedeti, kako z njimi res doseči, kar smo si zadali.

Zakaj letni razgovor?

Letni razgovor je lahko odlično orodje, da si vzamemo čas za pogovor med zaposlenim in vodjo, za kar med letom prepogosto zmanjka časa. Letni razgovor nas kot enkratni dogodek v letu pripravi do tega, da si vzamemo čas in si povemo stvari, ki si jih v vsakdanjim hitrem tempu ne uspemo. To je torej priložnost, da izrazimo, kaj nam je všeč, kaj nas moti in kaj bi radi dolgoročno spremenili. Posledično si lahko tudi postavimo konkretne cilje in načrte za izboljšave v prihajajočem letu.

O čem bi morali govoriti na letnem razgovoru?

Pomemben del letnega razgovora sta zagotovo ocena dela in postavitev ciljev. Poleg tega se posvetimo tudi željam in predlogom za osebni razvoj – razvoju kompetenc, s katerimi bomo drugo leto pri opravljanju dela še boljši. Idealno bi bilo, da po pogovoru pripravimo še plan izobraževanj za zaposlenega. Na letnem razgovoru vsekakor preglejmo lanskoletne cilje. Te cilje je treba ovrednotiti in oceniti, kako uspešni smo bili pri njihovem doseganju. Pogovorimo se tudi o delovanju v skladu z vrednotami podjetja, naredimo potencialni razvojni načrt za naslednje leto, omogočimo prosti komentar zaposlenega in nadrejenega, že na letnem razgovoru pa lahko določimo tudi cilje za naslednje leto.

Kdo vse naj bo prisoten na letnem razgovoru?

Na letnem razgovoru naj bosta zaposleni, ki mu je razgovor namenjen, in njegov neposredni nadrejeni. Če je več vodij, naj se ti pogovori razdelijo na več ločenih pogovorov in naj se zaposleni pogovarja le z eno osebo naenkrat.

Kako dolgo naj traja letni razgovor z zaposlenim?

Za letni razgovor si vzemimo čas. Na letnem razgovoru je zaželena izmenjava iskrenih mnenj in pričakovanj, kar pa seveda ne moremo storiti na hitro. Zato za letni razgovor rezervirajmo do dve uri, v povprečju pa tak pogovor traja uro do uro in pol.

V kakšnem okolju naj poteka?

Tisti, ki vodi razgovor, mora poskrbeti za pozitivno ozračje, da se sogovornik sprosti. Izberimo prostor, kjer nas nič ne moti. To je lahko tudi sejna soba ali pisarna v podjetju.

Ko ni vse pozitivno …

Če imamo letni razgovor z nezadovoljnim sodelavcem, ga poslušamo, njegove ugovore sprejmemo mirno in ga napeljemo k skupnemu iskanju rešitve. Potrudimo se, da ustvarimo pozitivno vzdušje ter tudi morebitne pomanjkljivosti in napake komentiramo v pozitivnem duhu. Bodimo iskreni, a pazimo, da bo letni razgovor namenjen pogovoru o delu zaposlenega in da ga ne bomo izkoristili za dodeljevanje novih tekočih nalog.

Da ne bi dosegli nasprotnega učinka

Če po letnem razgovoru ne boste ukrepali, boste s tem dosegli ravno nasprotni učinek. Dolgoročno bodo zaposleni dobili občutek, da letni razgovor ne prinese nobenih rezultatov in sprememb ter bodo zato v prihodnje bolj zadržani in manj motivirani za odkrit pogovor. Smiselno je, da letnemu razgovoru sledi razvojni načrt, ki se ga potrdi in začne tudi uresničevati. Če razmišljate, da zaradi tega letnega razgovora raje sploh ne bi izvedli, se spomnite, da so ti pogovori pomembno orodje. Če ga ne uporabite, je komunikacija v podjetju zagotovo slabša, prenos informacij na vseh nivojih je manjši, vaši zaposleni pa se lahko izgubljajo v svojih delovnih obveznostih, ne vedo, kaj so njihove glavne naloge in kaj so glavna področja, ki bi jih morali izboljšati.

Pet ključnih smernic za pripravo sistema letnih razgovorov v vašem podjetju
  1. Osnovne smernice letnega razgovora naj bodo vnaprej določene. V pomoč lahko sodelavcem pripravite formular, kjer so jasno navedena področja, ki jih boste obravnavali na letnem razgovoru.
  2. Na letni razgovor naj se pripravita oba – zaposleni in vodja. Na letni razgovor pridite pripravljeni, z jasno definiranim sporočilom, ki ga hočete dati podrejenemu. Vedeti morate, kaj želite povedati, kaj so prednosti vašega zaposlenega, kaj njegove šibke točke in kaj pričakujete od njega v prihodnjem letu. Tisti, ki mu je pogovor namenjen, naj sam prej razmisli o svojem delu in pripravi oceno svojega dela, nato pa z vodjo določita konkretne cilje za prihajajoče leto.
  3. Po razgovoru pripravite razvojni načrt. Letnim razgovorom naj sledijo ukrepi, drugače boste z njimi na dolgi rok dosegli več škode kot koristi. Na podlagi razgovora določite aktivnosti za naslednje leto. Tako cilji za delovne rezultate kot za osebni razvoj naj bodo konkretni.
  4. Poskrbite, da nekdo v podjetju aktivno spremlja realizacijo postavljenih ciljev.
  5. Letni razgovor naj poteka v pozitivnem in kar se da sproščenem vzdušju. S tem povečate možnost odprte in odkrite komunikacije. Tudi ko sporočamo negativne stvari, se držimo načela, da najprej izpostavimo pozitivne točke zaposlenega, nato predstavimo možnosti za izboljšave ter zaposlenemu omogočimo, da pove svoje mnenje.